Politica de confidențialitate a datelor

Universitatea Babeș-Bolyai a adoptat prezenta Politică de utilizare a cookies, care împreună cu Politica de confidențialitate a Universității Babeș-Bolyai creează cadrul de bună funcționare și utilizare a website-ului www.ubbcluj.ro.

Introducere

Universitatea Babeș-Bolyai este o instituție de învățământ superior din România, cu sediul în:

Adresa: Str. Mihail Kogălniceanu, nr. 1, 400084, Cluj-Napoca, România
Tel: +40 264 405 300
Fax: +40 264 591 906
E-mail: dpo@ubbcluj.ro

Universitatea Babeș-Bolyai din Cluj-Napoca, denumită în continuare UBB, cuprinde 21 de facultăți, precum si o serie de direcții și centre organizatorice, menite să contribuie la buna funcționare a unui proces de învățământ de cea mai bună calitate. Structura organizatorică a UBB poate fi consultată la link-urile de mai jos:

Având în vedere dispozițiile Regulamentului (UE) 679/2016 al Parlamentului European și al Consiliului Uniunii Europene din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor), precum și respectarea dreptului la viață intimă, familială și privată, așa cum este el prevăzut în articolul 26 din Constituția României, Universitatea Babeș-Bolyai a adoptat prezenta Politică de confidențialitate a datelor.

Politica de confidențialitate a datelor oferă informații despre datele personale pe care le colectăm atunci când vizitați website-ul UBB (www.ubbcluj.ro), modalitățile în care aceste date sunt utilizate și distribuite, precum și drepturile pe care le aveți în ceea ce privește prelucrarea informațiilor personale, în concordanță cu Regulamentul general privind protecţia datelor (UE) 679/2016 al Parlamentului European și al Consiliului (GDPR) și legislația națională în vigoare.

Politica de confidențialitate a datelor, prezentată în cele ce urmează, se aplică website-ului www.ubbcluj.ro. Website-urile operate de facultățile universității, de departamente, direcții, centre sau de către orice altă unitate componentă a UBB (aceste website-uri vor fi identificate prin adrese web de tipul – www.nume.ubbcluj.ro)

  • în cazul în care nu colectează date cu caracter personal suplimentare față de cele definite în secțiunea 1 – Ce fel de date personale sunt colectate prin intermediul website-ului? – se supun prezentei Politici de confidențialitate a datelor
  • în cazul în care prin intermediul website-urilor unor facultăți, departamente, direcții, centre etc. sunt colectate date personale suplimentare față de cele menționate în secțiunea 1, aceste entități vor adopta propria politică de confidențialitate a datelor sau vor oferi informații suplimentare legate de modul în care datele personale sunt colectate, operate și/sau distribuite în cadrul lor; aceste politici vor respecta și vor suplimenta, dacă situația o cere, prezenta Politică de confidențialitate a datelor.

Pentru informații suplimentare privind structura facultăților UBB și prezența acestei structuri pe web, vă rugăm să consultați link-ul Structura UBB.

Politica de confidențialitate a Universității Babeș-Bolyai explică:

1.    Cadrul general și principiile de prelucrare a datelor cu caracter personal
2.    Ce fel de date personale sunt colectate prin intermediul website-ului ?
3.    De ce și cum utilizează UBB  datele colectate ?
4.    Cât timp sunt reținute datele personale ?
5.    Transferul de date cu caracter personal
6.    Măsuri de securitate privind privind protecția datelor cu caracter personal
7.    Politica privind accesul minorilor (persoane sub 16 ani, conform definiției UE)
8.    Prezența UBB în medii de socializare și canale media:
9.    Legături către alte website-uri
10.  Date și modalități de contact ale Ofițerului însărcinat cu Protecția Datelor în cadrul UBB
11.  Modificări ale Politicii de Confidențialitate

1. Cadrul general și principiile de prelucrare a datelor cu caracter personal

Termenii enunțați în cele ce urmează au sensul definit de Regulamentul 679/2016 privind Protecția Datelor cu Caracter Personal și vor fi folosiți cu acest sens în cadrul Politicii de confidențialitate a datelor:

  • Date cu caracter personal (DCP): înseamnă orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă („persoana vizată”); o persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice propriei sale identități fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale;
  • Prelucrare: înseamnă orice operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziție în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea;
  • Operator: înseamnă persoana fizică sau juridică, autoritatea publică, agenția sau alt organism care, singur sau împreună cu altele, stabilește scopurile și mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal
  • Restricționarea prelucrării înseamnă marcarea datelor cu caracter personal stocate cu scopul de a limita prelucrarea viitoare a acestora;
  • Destinatar: înseamnă persoana fizică sau juridică, autoritatea publică, agenția sau alt organism căruia/căreia îi sunt divulgate datele cu caracter personal, indiferent dacă este sau nu o parte terță;
  • Parte terță: înseamnă o persoană fizică sau juridică, autoritate publică, agenție sau organism altul decât persoana vizată, operatorul, persoana împuternicită de operator și persoanele care, sub directa autoritate a operatorului sau a persoanei împuternicite de operator, sunt autorizate să prelucreze date cu caracter personal.

Universitatea Babeș-Bolyai, ca operator de date cu caracter personal, respectă principiile de bază privind protecția datelor cu caracter personal și oferă cadrul organizatoric și informatic necesar pentru prelucrarea acestora în condiții de securitate și confidențialitate. Datele cu caracter personal prelucrate prin intermediul website-ului UBB sunt:

  1. prelucrate în mod legal, echitabil și transparent față de persoana vizată, respectând cadrul și cerințele privind buna desfășurare a procesului de învățământ și transparența actului de evaluare
  2. colectate în scopuri determinate, explicite și legitime și nu sunt prelucrate ulterior într-un mod incompatibil cu aceste scopuri; prelucrarea ulterioară pentru arhivare în interes public, pentru cercetare științifică sau istorică ori în scopuri statistice nu este considerată incompatibilă cu scopurile inițiale, în conformitate cu articolul 89 alineatul (1) („limitări legate de scop”);
  3. adecvate, relevante și limitate la ceea ce este necesar în raport cu scopurile pentru care sunt prelucrate („reducerea la minimum a datelor”);
  4. exacte și, în cazul în care este necesar, actualizate; trebuie să se ia toate măsurile necesare pentru ca datele cu caracter personal care sunt inexacte, având în vedere scopurile pentru care sunt prelucrate, să fie șterse sau rectificate fără întârziere („exactitate”);
  5. păstrate într-o formă care permite identificarea persoanelor vizate pe o perioadă care nu depășește perioada necesară îndeplinirii scopurilor pentru care sunt prelucrate datele; datele cu caracter personal pot fi stocate pe perioade mai lungi în măsura în care acestea vor fi prelucrate exclusiv pentru arhivare în interes public, pentru cercetare științifică sau istorică ori în scopuri statistice, în conformitate cu articolul 89 alineatul (1), sub rezerva punerii în aplicare a măsurilor de ordin tehnic și organizatoric adecvate prevăzute în Regulamentul 679/2016 al UE în vederea garantării drepturilor și libertăților persoanei vizate („limitări legate de stocare”);
  6. prelucrate într-un mod care asigură securitatea adecvată a datelor cu caracter personal, inclusiv protecția împotriva prelucrării neautorizate sau ilegale și împotriva pierderii, a distrugerii sau a deteriorării accidentale, prin luarea de măsuri tehnice sau organizatorice corespunzătoare („integritate și confidențialitate”).

2. Ce fel de date personale sunt colectate prin intermediul website-ului ?

Website-ul Universității Babeș-Bolyai colectează puține date cu caracter personal (DCP) și ne asigurăm constant că utilizăm aceste informații pentru scopuri care sunt compatibile cu drepturile și libertățile individuale ale fiecărui utilizator și în conformitate cu Regulamentul (UE) 679/2016 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016.

Website-ul Universității Babeș-Bolyai utilizează serviciile Google Analytics pentru a colecta informațiile standard legate de o sesiune de navigare pe site și detalii privind modelele de comportament ale vizitatorilor. Colectarea de informații se face prin intermediul unor module de tip cookies ale Google Analytics. Un cookie este un text special, de cele mai multe ori codificat, care este trimis unui navigator web de către serverul web și care este trimis înapoi de către navigator ori de câte ori website-ul este accesat, permițând astfel identificarea unui utilizator/dispozitiv. Acest text este pasiv – nu conține programe software, viruși sau spyware și nu poate accesa informațiile de pe hard disk-ul utilizatorului.

Acest serviciu este utilizat pentru a colecta informații precum numărul de vizitatori ai site-ului sau ai diferitelor pagini de interes, profilul acestor vizitatori – adresa IP a unui calculator, tipul de sistem de operare utilizat, tipul de dispozitiv de pe care a fost accesată o pagina, tipul și versiunea de browser utilizate, date demografice, dacă utilizatorul a ajuns pe una din paginile website-ului UBB prin accesarea unui link extern.

Pentru informații legate de modul în care serviciul Google Analytics colectează și utilizează datele colectate, vă rugăm să consultați următoarele resurse Web: 

Conform politicilor Google Analytics menționate: „Analytics oferă funcția _anonymizelp în arhiva JavaScript ga.js și ga('set', 'anonymizeIp', true) în arhiva analytics.js, pentru a le permite proprietarilor de site-uri să solicite ca toate adresele IP ale utilizatorilor să fie ascunse în cadrul produsului. Această funcție este proiectată pentru a ajuta proprietarii de site-uri să respecte politicile de confidențialitate sau, în unele țări, recomandările din partea autorităților locale responsabile de protecția datelor, care pot împiedica stocarea de informații privind adresa IP completă. Ascunderea/mascarea adreselor IP se efectuează imediat ce sunt primite datele de rețeaua de culegere Analytics, înainte de a avea loc stocarea sau procesarea.” [Sursa citată: Google Analytics – Documentație tehnică:
https://support.google.com/analytics/answer/2763052?hl=ro&ref_topic=2919631].
Website-ul UBB utilizează această opțiune pentru a respecta politicile de confidențialitate în vigoare.

3. De ce și cum utilizează UBB datele colectate ?

Universitatea Babeș-Bolyai utilizează informațiile într-o formă agregată (niciun individ nu poate fi identificat) pentru:

  • A crea profiluri de utilizatori în scopul adaptării conținutului informațional
  • Pentru a audita activitatea website-ului
  • Pentru analize și evaluări academice

Utilizăm aceste informații pentru a îmbunătăți constant experiența utilizatorilor pe website-ul universității, pentru a asigura și menține securitatea website-ului. Informațiile pot fi utilizate și divulgate în cazul unui incident sau al unei breșe de securitate.

4. Cât timp sunt reținute datele personale ?

Universitatea Babeș-Bolyai nu reține efectiv date personale prin intermediul website-ului. Așa cum a fost precizat în cadrul secțiunii 2, datele sunt colectate prin intermediul serviciului Google Analytics și sunt supuse condițiilor de confidențialitate ale acestui serviciu. Pentru mai multe detalii legate de reținerea datelor în Google Analytics, vă rugăm să consultați următorul link: https://support.google.com/analytics/answer/7667196?hl=ro&ref_topic=2919631

5. Transferul de date cu caracter personal

Toate facultățile, departamentele și unitățile administrative ale UBB sunt responsabile colectiv („controlori comuni”) pentru prelucrarea și transferul datelor conform art. 26 GDPR (Regulamentul general privind protecția datelor). La cerere, UBB poate oferi un rezumat al condițiilor de bază ale acestui contract de control comun. În ciuda responsabilității lor comune pentru prelucrarea datelor, aceste unități componente ale UBB nu pot acționa ca reprezentanți legali unul pentru celălalt.

6. Măsuri de securitate privind privind protecția datelor cu caracter personal

UBB dispune de măsuri adecvate pentru a se asigura că datele utilizatorilor website-ului sunt protejate împotriva accesului, utilizării sau modificării neautorizate, distrugerii ilegale sau accidentale și pierderii accidentale.

UBB utilizează metode administrative, organizaționale, tehnice și fizice de asigurare a securității informaționale atât pe website-ului UBB, cât și în cadrul instituției. Măsurile de securitate sunt concepute pentru a menține un nivel corespunzător de confidențialitate, integritate și disponibilitate a datelor.

Cu toate acestea, orice utilizator trebuie să fie conștient că există întotdeauna un risc de transmitere a informațiilor prin Internet și să își asume acest risc.

7. Politica privind accesul minorilor (persoane sub 16 ani, conform definiției UE)

Website-ul UBB nu colectează intenționat informații ale utilizatorilor cu vârsta sub 16 ani. În cazul în care un părinte sau tutore legal notifică UBB cu privire la existența unor astfel de date cu caracter personal, UBB va lua toate măsurile necesare pentru ștergerea informațiilor. În cazul în care considerați că prin website-ul UBB au fost colectate informații ale unei persoane sub 16 ani, vă rugăm să ne contactați pe adresa de e-mail: dpo@ubbcluj.ro.

8. Prezența UBB în medii de socializare și canale media:

Universitatea Babeș-Bolyai este prezentă pe o serie de canale media și în medii de socializare pentru a prezenta oferta educațională, activitățile și evenimentele desfășurate în cadrul instituției. În momentul în care accesați unul din link-urile ce conduc la paginile de prezentare ale UBB în medii de socializare sau pe canale media, puteți fi identificat prin intermediul profilului personal pe care îl dețineți în cadrul acestor servicii și vă veți supune politicilor de confidențialitate și de utilizare a datelor ale respectivelor companii.

Mediile online pe care UBB este prezentă, precum și politicile acestora de confidențialitate a datelor sunt prezentate în cele ce urmează:

Facebook

Twitter

Youtube

LinkedIn

Academia.edu

9. Legături către alte website-uri

Legăturile către site-urile web ale unor terțe părți existente pe website-ul UBB sunt furnizate cu scop informațional pentru confortul utilizării. Dacă utilizați aceste legături, părăsiți website-ul UBB și vă supuneți politicilor de confidențialitate ale website-urilor accesate. UBB nu a revizuit toate aceste site-uri ale terțelor părți, nu controlează și nu este responsabil pentru aceste website-uri, pentru conținutul sau disponibilitatea lor. UBB nu aprobă și nu face declarații despre ele, despre orice material găsit acolo sau despre orice rezultate care ar putea fi obținute din utilizarea acestora. Dacă decideți să accesați oricare dintre site-urile web ale unor terțe părți legate de website-ul UBB, faceți acest lucru în totalitate pe propriul dvs. risc.

Rețineți că termenii prezentei politici de confidențialitate nu se aplică altor website-uri sau conținuturi externe și niciunui proces de prelucrare de date personale ce poate surveni după ce faceți clic pe legături către astfel de website-uri externe. Vă încurajăm să citiți politicile de confidențialitate ale fiecărui website pe care îl vizitați.

10. Date și modalități de contact ale Ofițerului însărcinat cu Protecția Datelor în cadrul UBB

Dacă aveți întrebări sau nelămuriri privind prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, puteți contacta Responsabilul privind Protecția Datelor al Universității Babeș-Bolyai la adresa de e-mail dpo@ubbcluj.ro.

Ofițer de protecție a datelor

Universitatea Babeș-Bolyai - Cluj-Napoca

Adresa: Str. Mihail Kogălniceanu, nr. 1, 400084, Cluj-Napoca, România
Tel: +40 264 405 300
Fax: +40 264 591 906
E-mail: dpo@ubbcluj.ro

În cadrul acestor cereri, vă rugăm să nu divulgați date cu caracter personal sensibile (informații privind convingeri religioase, origine etnică sau rasială sau orice altă informație legată de sănătate sau apartenență sindicală) atunci când ne contactați.

UBB, prin intermediul ofițerului de protecție a datelor, răspunde cererilor persoanelor vizate fără întârzieri nejustificate sau motivează persoanei vizate motivul întârzierii și, în cazul în care nu intenționează să se conformeze respectivei cereri, motivează acest refuz. În cazul în care persoana vizată introduce o cerere în format electronic, informațiile sunt furnizate în format electronic acolo unde este posibil, cu excepția cazului în care persoana vizată solicită un alt format.

În cazul în care cererile din partea unei persoane vizate sunt în mod vădit nefondate sau excesive, în special din cauza caracterului lor repetitiv, operatorul poate:

  • fie să perceapă o taxă rezonabilă ținând cont de costurile administrative pentru furnizarea informațiilor sau a comunicării sau pentru luarea măsurilor solicitate;
  • fie să refuze să dea curs cererii.

În aceste cazuri, operatorului îi revine sarcina de a demonstra caracterul vădit nefondat sau excesiv al cererii.

De asemenea, UBB are responsabilitatea de a lua toate măsurile rezonabile pentru a verifica identitatea unei persoane vizate care solicită acces la date, în special în contextul serviciilor online și al identificatorilor online. Un operator nu ar trebui să rețină datele cu caracter personal în scopul exclusiv de a fi în măsură să reacționeze la cereri potențiale.

11. Modificări ale Politicii de Confidențialitate

Prezenta Politică de confidențialitate a datelor a fost actualizată la data de 3 decembrie 2018. Universitatea Babeș-Bolyai își rezervă dreptul de a revizui și modifica periodic politica de confidențialitate.

Orice modificare a prezentei Politici de confidențialitate a datelor va fi făcută publică prin intermediul acestei pagini Web. Vă rugăm să consultați periodic această pagină pentru a fi la curent cu actualizările și modificările operate. 

Copyright © 2018 Universitatea Babeș-Bolyai Cluj-Napoca, toate drepturile rezervate