Înscrierea în audienţă va fi făcută în funcţie de problema ridicată, în primul rând la prorectorul de resort şi numai în subsidiar se va putea proceda la înscrierea la nivel de rector.
Solicitantul se va putea programa în audiență la secretariatul cabinetului prorectorului de resort, respectiv secretariatul cabinetului rectorului.
Solicitarea pentru programarea în audienţă trebuie motivată, se poate face verbal, telefonic sau prin e-mail şi este în nume personal.
În momentul înscrierii, solicitantul va primi informaţii despre data, ora, locul şi persoana care va ţine audienţa.
Înscrierea în audienţă se poate face cu cel puţin două zile înaintea zilei pentru care s-a solicitat înscrierea, se gestionează în limita programului de audienţă stabilit și se poate reprograma, după caz.