Az Egyetem Főtitkársága
Az Egyetem Főtitkársága a román, a magyar és a német tagozat szintjén fejti ki tevékenységét, külön személyzettel és szervezeti felépítéssel. Az Egyetem Főtitkárságának irodái, hivatalai és osztályai az Igazgatótanács által kidolgozott szabályzat szerint működnek, és ezek tevékenysége az illetékes rektorhelyettesek alárendeltségébe tartozik, szervezeti szempontból pedig az egyetem rektorának alárendeltjei.
A Főtitkárság biztosítja a Szenátus és az Igazgatótanács stratégiai döntéseinek gyakorlatba ültetését, az érvényben lévő szabályozásokkal összhangban.
Oktatásügyi kérdésekben biztosítja a kapcsolatot a MENCS (Oktatási és Tudományos Kutatási Minisztérium, ARACIS (a Romániai Felsőoktatás Minőségét Ellenőrző Bizottság), CNFIS (a Felsőoktatás Finanszírozásának Országos Tanácsa), CNCSIS (a Felsőoktatási Tudományos Kutatás Országos Tanácsa), INS (Országos Statisztikai Intézet) illetékes ügyosztályaival, az Egyetem vezetőségének mandátumával összhangban.
Biztosítja egyfelől az egyetem és a rektorhelyettesi hivatalok, karok, adminisztratív szolgáltatások közötti kapcsolódást, másfelől kapcsolatot tart az oktatókkal, hallgatókkal, egyetemi alkalmazottakkal, az egyetemi arculat megszilárdításának céljával.
A Főtitkárság egyéb tevékenységi területei
- megszervezi a felvételi vizsgát a három egyetemi képzési ciklusra (alapképzés, magiszteri és doktori képzés), a posztgraduális képzésre és a habilitációra;
- megszervezi az alapképzési, a magiszteri és doktori tanulmányokat lezáró, valamint a posztgraduális képzést lezáró vizsgákat;
- kiállítja és kibocsátja a tanulmányi okmányokat (oklevelek, bizonyítványok, tanúsítványok, iskolai helyzetet igazoló dokumentumok, törzskönyvi kivonatok, oklevélmellékletek stb.);
- kidolgozza a BBTE hallgatóira és végzettjeire vonatkozó statisztikai kimutatásokat a finanszírozások megszerzése érdekében, az UEFISCDI (a Felsőoktatási, Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Alap Végrehajtó Ügynökség), a Tanügyminisztérium, a CNFIS (a Felsőoktatás Finanszírozásának Országos Tanácsa), a CNCSIS (a Felsőoktatási Tudományos Kutatás Országos Tanácsa), INS (Országos Statisztikai Intézet) vagy egyéb, nem-kormányzati szervek érdekeltségébe tartozó statisztikai kimutatásokat; az egyetemi oktatókra és kutatókra, az oktatói és nem oktatói segédszemélyzetre vonatkozó statisztikai kimutatásokat, a BBTE vezetőségének kérésére;
- az AcademicInfo program keretében bevezeti az informatikai kezelőrendszert, és a hallgatók adatait rögzíti az Országos Törzskönyvi Regiszterbe (RMU);
- kidolgozza és gyakorlatba ülteti a projekteket, szabályzatokat és azokat az eljárásrendeket, amelyek a tevékenységek megvalósítására vonatkoznak;
- megvalósítja és felügyeli a BBTE hivatalos dokumentumainak archiválási és iktatási tevékenységeit;
- szakmai továbbképzési programok megszervezését javasolja a Főtitkárság személyzetét képező alkalmazottak számára.