Az egyetem főtitkársága a román, a magyar és a német tagozat alapján fejti ki tevékenységét, külön személyzettel és szervezeti felépítéssel. Az egyetem főtitkárságának irodái, hivatalai és osztályai az Adminisztratív Tanács által kidolgozott szabályzat szerint működnek, és ezek tevékenysége az illetékes rektorhelyettesek alárendeltségébe tartozik, szervezeti szempontból pedig az egyetem rektorának alárendeltjei.
A főtitkárság biztosítja a Szenátus és az Adminisztratív Tanács stratégiai döntéseinek gyakorlatba ültetését, az érvényben lévő szabályozásokkal összhangban.
Oktatásügyi kérdésekben biztosítja a kapcsolatot a MENCS (Oktatási és Tudományos Kutatási Minisztérium, ARACIS (a Romániai Felsőoktatás Minőségét Ellenőrző Bizottság), CNFIS (a Felsőoktatás Finanszírozásának Országos Tanácsa), CNCSIS (a Felsőoktatási Tudományos Kutatás Országos Tanácsa), INS (Országos Statisztikai Intézet) illetékes ügyosztályaival, az Egyetem vezetőségének mandátumával összhangban.
Biztosítja egyfelől az egyetem és a rektorhelyettesi hivatalok, karok, adminisztratív szolgáltatások közötti kapcsolódást, másfelől kapcsolatot tart az oktatókkal, hallgatókkal, egyetemi alkalmazottakkal, az egyetemi arculat megszilárdításának céljával.
A rektori irodában titkári minőségben segíti az egyetem rektorának tevékenységét
Tel: +40-0264-405300*, 5105
Fax: +40-0264-591906
E-mail:elisabeta.kozma@ubbcluj.ro
- magiszteri programok (magiszteri felvételi megszervezése, magiszteri vizsga megszervezése, kizárás – visszairatkozás – tandíjas és tandíjmentes helyek közötti áthelyezés; tantervek ellenőrzése
- Segíti a humánerőforrásért felelős rektorhelyettes tevékenységét: versenyvizsgák megszervezése a meghatározott vagy meghatározatlan időre meghirdetett oktatói és kutatói állásokra, a karok intézetei, a kutatóintézetek, a központok álláskeretei alapján
- biztosítja a BBTE Etikai bizottságának titkári tevékenységét
- BBTE statisztika: a BBTE hallgatóinak és végzettjeinek statisztikai nyilvántartása a támogatás megítélése érdekében - MENCS (Oktatási és Tudományos Kutatási Minisztérium, ARACIS (a Romániai Felsőoktatás Minőségét Ellenőrző Bizottság), CNFIS (a Felsőoktatás Finanszírozásának Országos Tanácsa), CNCSIS (a Felsőoktatási Tudományos Kutatás Országos Tanácsa), INS (Országos Statisztikai Intézet), egyéb nem kormányzati szervezetek stb.
- A BBTE Rektori Hivatala, Szenátusa, Adminisztratív Főigazgatósága, valamint az ezek alárendeltségébe tartozó egyéb ügyosztályok dokumentumainak, anyagainak, okiratainak fordítása
- Biztosítja a BBTE vezetőségi irodáinak belső protokoll-tevékenységének lebonyolítását
- Futárszolgálat
- Dokumentumok iktatás, osztályozása, postai küldemények kézbesítése, továbbítása
Az egyetemre vonatkozó általános információk ismertetése és a kérések benyújtása az iktatóiroda részére, A Rektori Hivatal anyagbeszerzésének biztosítása, anyagkezelés, állóeszközök és leltári tárgyak nyilvántartása; futárszolgálat nemcsak egyetemen belül (egyes hivatalok), hanem egyetemen kívül is (különféle címzettek)
- Fényképkészítés tudományos vagy kulturális rendezvények alkalmával